Onboarding-Programm: So begeistern und binden Sie neue Mitarbeitende von Anfang an

Wer neue Mitarbeitende nahtlos und erfolgreich in seine Organisation integrieren will, kommt an einem dynamischen Onboarding-Programm nicht vorbei. Ein solches Programm ist nicht nur das A und O für eine effiziente Einarbeitung und Integration, sondern spielt auch eine Schlüsselrolle bei entscheidenden Erfolgsfaktoren wie der Mitarbeiterbindung, Produktivität und der Zufriedenheit Ihrer neuen Mitarbeitenden. Das Onboarding will deshalb gut geplant und strukturiert sein. Für viele HR-Verantwortliche ist dies eine zeitintensive Aufgabe, wie unsere aktuellen Studienergebnisse unterstreichen. Dort geben 37 Prozent der Befragten an, dass die Organisation von Onboarding bei ihnen die meiste Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Doch was genau beinhaltet ein gutes Onboarding-Programm? Und wie erstellen Sie eines, das Ihren Neuzugängen einen reibungslosen Start bietet und sie dauerhaft im Unternehmen hält? All das und mehr verraten wir Ihnen in diesem Artikel!

Was Sie in diesem Blog erwartet: 

1. Was ist Onboarding?
2. Warum ist ein Onboarding-Programm so wichtig?
3. Wie erstellen Sie ein gutes Onboarding-Programm?
4. Beispiele für die Gestaltung eines Onboarding-Programms
5. Die nächsten Schritte zur Verbesserung des Onboardings
6. Häufig gestellte Fragen zu Onboarding-Programmen
   
   

Was ist Onboarding?

Unter einem Onboarding-Programm versteht man die zielgerichtete Eingliederung neuer Mitarbeitender in eine Organisation. Das Onboarding, ein Konzept aus dem Personalmanagement, nutzt dafür eine Reihe von Maßnahmen, um neue Mitarbeitende schnell und effektiv in das Unternehmen zu integrieren. Dazu durchlaufen die Neuankömmlinge einen Prozess, der ihnen die notwendigen Werkzeuge, Kenntnisse und Einblicke in die Unternehmenskultur vermittelt. Dieser sollte gut strukturiert und aufbereitet sein, damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an willkommen und geschätzt fühlen.

Warum ist ein Onboarding-Programm so wichtig?

Ein gut umgesetztes Onboarding-Programm gibt neuen Mitarbeitenden Orientierung und hilft ihnen sich schnell im Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Es verhindert holprige und ineffiziente Einarbeitungsphasen, die zu Frustrationen oder sogar zu einer frühzeitigen Kündigungen führen können. Wie wichtig das ist, zeigt die aktuelle Onboarding-Studie von Haufe: 21 Prozent der HR-Befragten berichten, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen schnell wieder verlassen haben, weil es kein professionelles Onboarding gab. Für HR-Verantwortliche ist eine vorzeitige Kündigung gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein herber und vor allem kostspieliger Rückschlag. Umso mehr sind strategischen Investition in ein strukturiertes Onboarding gefordert, um nicht nur kurzfristig die Basis für Motivation und Produktivität zu legen, sondern auch die langfristige Bindung und Zufriedenheit neuer Mitarbeitender zu sichern.

Die Vorteile eines guten Onboarding-Programms:

1. Schnelle Integration: Neue Mitarbeitende lernen die Unternehmenskultur und Prozesse umgehend kennen, wodurch sie letztlich schneller produktiv werden können.
2. Stärkere Mitarbeiterbindung: Neuankömmlinge fühlen sich von Tag 1 an willkommen und wertgeschätzt, was ihre Bindung und Loyalität gegenüber der Organisation steigert.
3. Weniger Frühfluktuation: Gerade im ersten Jahr kündigen 28 Prozent der Mitarbeitenden ihre Stelle wieder - so das Ergebnis unseres Learning & Development Monitors 2024. Gründe hierfür sind u.a. eine unzureichende Verbindung mit dem Unternehmen oder eine fehlende Integration. Umso wichtiger ist ein gelungenes Onboarding-Programm, das die Neulinge von Anfang an an Bord holt.
4. Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Ein professionelles Mitarbeiter-Onboarding wirkt sich auch positiv auf die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke aus. 
   
   

Wie erstellen Sie ein gutes Onboarding-Programm?

Ein effektives Onboarding-Programm zeichnet sich durch klare Planung und Struktur aus. Bevor Sie jedoch ein solches Programm für Ihre neuen Mitarbeiter entwerfen, ist es essentiell, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, die die Wirksamkeit des Onboardings beeinflussen können. Indem Sie die folgenden Aspekte beachten, können Sie sicherstellen, dass Sie ein zielgerichtetes und effektives Programm entwickeln:

• Zielsetzung(en) Ihres Programms
  Was möchten Sie mit Ihrem Onboarding-Programm erreichen? Möchten Sie die Zeit verkürzen, die neue Mitarbeiter benötigen, um produktiv zu werden? Oder liegt der Schwerpunkt eher auf der Integration in die Unternehmenskultur? Ihr Fokus kann je nach Team variieren, daher sollten Sie dies vor der Erstellung Ihres Programms genau definieren.
• Zielgruppe
  Für wen erstellen Sie das Onboarding? Es ist wichtig, dass Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer neuen Mitarbeitenden verstehen. Verschiedene Rollen und Abteilungen können unterschiedliche Ansätze erfordern. Passen Sie das Onboarding-Programm daher basierend auf der Rolle, Erfahrung und dem Stand Ihrer neuen Mitarbeitenden an.
• Stakeholder
  Stellen Sie sicher, dass Sie das Feedback aller relevanten Stakeholder einholen, bevor Sie ein Onboarding-Programm erstellen. Beziehen Sie insbesondere HR, Manager und Teammitglieder ein. Ihr Feedback und ihre Beteiligung sind entscheidend, um den gesamten Onboarding-Prozess effektiv zu gestalten. 
• Ressourcen und Materialien
  Identifizieren Sie, welche Mittel und Materialien Sie für das Onboarding-Programm benötigen. Dies kann von Schulungsunterlagen und Software bis hin zu physischen Ressourcen wie Arbeitsplätzen reichen.
• Technologie und Tools
  Setzen Sie Technologien und Tools ein, um den Onboarding-Prozess  zu vereinfachen. Ein Lernmanagementsystem kann Ihnen helfen, den Überblick im Onboarding-Prozess zu behalten und eigene Lerninhalte mit dem Autorentool zu erstellen. Gerade wenn es darum geht, individuelle Lernpfade von Grund auf zu erstellen, ist ein Autorentool unverzichtbar, da es die Entwicklung maßgeschneiderter Inhalte ermöglicht. Doch es geht noch mehr: Mit einem KI-basierten Autorentool, wie dem von Studytube, lassen sich Lerninhalte und ganze Kurse in wenigen Minuten erstellen. Es können auch vorhandene Dokumente oder Richtlinien in ansprechende Schulungsinhalte umgewandelt werden. So ermöglichen Sie es Ihren Teammitgliedern schnell und einfach ihr Wissen mit den Neuankömmlingen zu teilen. 
• Zeitplan
  Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, um festzulegen, wie viel Zeit für das Mitarbeiter-Onboarding zur Verfügung steht. Legen Sie darin fest, welche Aktivitäten und Schulungen zu welchen Zeitpunkten stattfinden sollen und achten Sie auch darauf, dass genügend Zeit für Feedback und Anpassungen eingeplant ist.
• Evaluierung und Anpassung
  Legen Sie im Voraus auch fest, wie Sie den Erfolg des Onboarding-Programms messen wollen. Dies kann unter anderem durch die Festlegung von KPIs und durch regelmäßige Evaluierungstermine erfolgen, um Feedback zu sammeln und das Programm kontinuierlich zu verbessern.
• Kultur und Werte
  Ein zentrales Element des Onboarding-Programms ist die Vermittlung der Kernwerte und der Unternehmenskultur. Es ist entscheidend, dass neue Mitarbeitende von Beginn an ein klares Verständnis der Unternehmenskultur entwickeln und erkennen, wie sie sich darin einfügen. Diese Aspekte sollten daher präzise formuliert und fest in Ihr Onboarding-Programm integriert werden.

Laden Sie unseren Guide für ein erfolgreiches Onboarding herunter, um mehr über die wichtigsten Säulen im Onboarding-Prozess zu erfahren. 

Beispiele für die Gestaltung eines Onboarding-Programms

Nachdem Sie die Faktoren für ein gelungenes Onboarding-Programm kennengelernt haben, können Sie nun mit der konkreten Erstellung beginnen. Wir stellen Ihnen in diesem Abschnitt zwei Möglichkeiten vor, wie Sie den Aufbau Ihres Onboarding-Programms gestalten können. 

Das Onboarding-Programm nach Aktivitäten:

• Vorbereitung: Stellen Sie in der Vorbereitungsphase Ihres Onboarding-Programms sicher, dass alle erforderlichen Materialien und Ressourcen bereitstehen, bevor Ihre neuen Mitarbeitenden starten. Überprüfen Sie, ob die Arbeitsplätze eingerichtet sind und ob sie Zugang zu IT-Einrichtungen und den erforderlichen Systemen haben. Tipp: Erstellen Sie eine klare Checkliste mit allen Notwendigkeiten wie Laptop, Telefon, Anmeldedaten für Software und ein Willkommens-Paket. Bereiten Sie auch alle administrativen Angelegenheiten vor, wie Verträge und Regelwerke, damit sich Neulinge auf das Kennenlernen der Organisation konzentrieren können.
• Einführung: Bei der Einführung werden die neuen Kolleg:innen willkommen geheißen und dem Team vorgestellt. Organisieren Sie hierfür informelle Kennenlerntermine, wie ein Mittagessen oder eine Kaffeepause, um das gegenseitige Kennenlernen in einer entspannten Atmosphäre zu ermöglichen. Erstellen Sie auch eine Liste mit Ansprechpartner:innen innerhalb Ihrer Organisation, damit neue Mitarbeitende stets wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
• Training: Das Training ist ein fundamentaler Bestandteil des Onboarding-Programms. Bieten Sie zielgerichtete Trainings an, die für die Rolle des neuen Mitarbeiters relevant sind, von technischen Fähigkeiten bis hin zu unternehmensspezifischen Abläufen. Ein personalisierter Trainingsplan, der die spezifischen Bedürfnisse und den Hintergrund des neuen Mitarbeitenden berücksichtigt, ist dabei essenziell. Sorgen Sie dabei für eine Mischung aus Online- und Präsenzschulungen und nutzen Sie interaktive Lernmittel wie E-Learning-Module, Workshops und praktische Übungen. Planen Sie auch regelmäßige Zwischenevaluationen, um den Trainingsfortschritt zu überwachen und etwaige Kompetenz- oder Wissenslücken sofort anzugehen.
• Mentoring: Das Zuweisen eines Mentors oder Buddys, der den neuen Mitarbeitenden während der ersten Monate begleitet, ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Programms. Ein Mentor kann wertvolle Unterstützung bieten, sowohl auf professioneller als auch auf persönlicher Ebene. Wählen Sie erfahrene und zugängliche Mentoren aus, die bereit sind, Zeit und Mühe in die Unterstützung neuer Mitarbeitender zu investieren.
• Feedback: Durch regelmäßige Feedback-Sitzungen können Sie den Fortschritt besprechen und eventuelle Fragen oder Bedenken klären. Erstellen Sie dazu einen Zeitplan für Einzelgespräche zwischen dem neuen Mitarbeitenden und seinem Vorgesetzten und fördern Sie eine offene Kommunikation. Diese Sitzungen sind ideal, um Erfolge zu feiern, Verbesserungspotenzial zu identifizieren und konkrete Ziele für die kommende Zeit festzulegen. Das Hauptziel ist jedoch, dass sich der neue Mitarbeitende von Anfang an zugehörig und gut aufgehoben fühlt.
• Evaluation und Anpassung: Evaluieren und verbessern Sie das Onboarding-Programm regelmäßig, indem Sie Feedback von neuen Mitarbeitenden zu ihrer Onboarding-Erfahrung einholen. Bleiben Sie auch über die neuesten Trends und Best Practices im Onboarding auf dem Laufenden, um Ihr Programm aktuell und relevant zu halten.

Das Onboarding-Programm nach Phasen:

Phase 1: Vorbereitung (Pre-Boarding)

• Dokumentation und Verwaltung: Sammeln und füllen Sie alle notwendigen Dokumente aus, wie Verträge, Steuerformulare und Unternehmensregeln.
• IT- und Arbeitsplatzvorbereitung: Bereiten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeitenden vor, einschließlich Hardware und Software (zum Beispiel Anmeldedaten für Systeme und Tools). Stellen Sie sicher, dass Zugang zu notwendigen Unternehmensanwendungen und dem internen Netzwerk besteht.

Phase 2: Erster Tag

• Begrüßung und Einführung: Heißen Sie den neuen Mitarbeitenden herzlich willkommen im Team und machen Sie einen Rundgang durch das Büro.
• Basistraining: Führen Sie den neuen Mitarbeitenden in die Unternehmensstruktur, Kernwerte und den Verhaltenskodex ein. Geben Sie einen ersten Überblick über die täglichen Arbeitsabläufe.

Phase 3: Erste Woche

• Rollenspezifische Schulung: Bieten Sie detaillierte Schulungen über spezifische Verantwortlichkeiten und Aufgaben an. Organisieren Sie Demos, um den neuen Mitarbeitenden mit relevanten Tools und Software vertraut zu machen.
• Mentoring: Stellen Sie dem Neuling einen Mentor oder Buddy zur Seite. Planen Sie regelmäßige Check-ins, um mögliche Fragen zu beantworten.

Phase 4: Erster Monat

• Vertiefende Schulung: Bieten Sie zusätzliche Trainings an, die auf den aktuellen Wissensstand ausgerichtet sind. Organisieren Sie Workshops und geben Sie dem neuen Mitarbeitenden einen Zugang zu Webinaren und E-Learning-Modulen.
• Feedback und Evaluation: Planen Sie Feedback-Sitzungen mit dem Vorgesetzten, um den Fortschritt zu besprechen. Fragen Sie auch nach der persönlichen Onboarding-Erfahrung des Mitarbeitenden und leiten Sie daraus Optimierungsmöglichkeiten ab. 

Phase 5: Erstes Quartal

• Integration in Team und Projekte: Aktive Teilnahme des Mitarbeitenden an Teammeetings und Projekten. 
• Netzwerkaufbau: Der Mitarbeitende nimmt an sozialen und beruflichen Veranstaltungen innerhalb der Organisation teil.
• Fortlaufende Unterstützung und Entwicklung: Dem Mitarbeitenden wird ein kontinuierlicher Zugang zu Lernressourcen und Trainingsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Es finden wiederkehrende Evaluierungsgespräche statt, um Ziele und Leistungen zu besprechen und die weitere Entwicklung zu planen.

Phase 6: Kontinuität und Verbesserung

• Langzeitevaluation: Führen Sie halbjährliche und jährliche Evaluierungen durch, um Fortschritt und Leistungen zu besprechen.
• Feedback von neuen Mitarbeitenden: Sammeln Sie Rückmeldungen, um das Onboarding-Programm kontinuierlich zu verbessern.
• Karriereentwicklung: Bieten Sie Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten für weiteres Wachstum innerhalb der Organisation. Erstelle Sie einen persönlichen Entwicklungsplan für den Mitarbeitenden mit konkreten Zielen und Schritten.

Beispiel für ein wöchentliches Onboarding-Programm:

Stellen Sie sich vor, Sie heißen einen Neuling in einer Marketing-Abteilung willkommen. Ihr Onboarding-Programm könnte dann (zusammengefasst) folgendermaßen aussehen:

• Woche 1: Einführung und Kennenlernen des Teams, Rundgang durch das Büro und erste Schulung zu Unternehmensprozessen.
• Woche 2: Tiefergehende Schulungen über spezifische Tools und Systeme, die in der Marketingabteilung verwendet werden.
• Woche 3: Übernahme von kleinen Projekten unter der Anleitung eines Mentors.
• Woche 4: Regelmäßige Feedback-Sitzungen und Integration in größere Teamprojekte.

Die nächsten Schritte zur Verbesserung des Onboardings

Wenn Sie einen erfolgreichen Onboarding-Prozess entwickelt haben, ist es wichtig, diesen kontinuierlich zu optimieren. Hierfür sind regelmäßige Bewertungen und Anpassungen notwendig. Mit den folgenden vier Tipps halten Sie Ihr Onboarding-Programm aktuell, relevant, persönlich und zukunftsorientiert:

1. Feedback sammeln: Bitten Sie neue Mitarbeitende, ihre Onboarding-Erfahrungen zu bewerten, und nutzen Sie das Feedback, um Verbesserungen vorzunehmen.
2. Auf dem neuesten Stand bleiben: Stellen Sie sicher, dass Ihr Onboarding-Material und -Prozesse stets mit den neuesten Unternehmensentwicklungen und Technologien im Einklang sind. 
3. Die Erfahrung personalisieren: Versuche Sie, das Onboarding-Verfahren so weit wie möglich auf die individuellen Bedürfnisse und Rollen der neuen Mitarbeitenden abzustimmen.
4. In Schulung und Entwicklung investieren: Bieten Sie kontinuierliche Schulungsmöglichkeiten an, um neuen Mitarbeitern zu helfen, innerhalb der Organisation zu wachsen und sich weiterzuentwickeln.

Häufig gestellte Fragen zum Onboarding-Programm

• Was ist ein Onboarding-Programm?
  Ein zentral organisierter Prozess, der neuen Mitarbeitenden hilft, schnell und effektiv Teil einer Organisation zu werden. Er umfasst alles, von der Unterzeichnung von Dokumenten bis zur Schulung und Integration in die Unternehmenskultur.
• Warum ist ein Onboarding-Programm wichtig? 
  Es sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen, schnell produktiv werden und länger im Unternehmen bleiben. Es ist ein wichtiger Schlüsselmoment für neue Mitarbeitende, der vom HR gut ausgestaltet werden sollte.
• Wie lange sollte ein Onboarding-Programm dauern? 
  Die Dauer kann variieren, aber ein effektives Onboarding-Programm dauert normalerweise zwischen drei Monaten und einem Jahr. Dies bietet genügend Zeit für die Einarbeitung, Schulung, Integration und Bewertung.
• Wie kann ich die Effektivität meines Onboarding-Programms messen?
  Die Effektivität kann durch das Sammeln von Feedback, der Frühfluktuationsrate und dem Evaluieren von Leistungen und Produktivität während und nach der Onboarding-Phase gemessen werden.
• Wie kann Technologie beim Onboarding helfen?
  Mithilfe eines Lernmanagementsystems (LMS) können HR-Verantwortliche Lernpfade oder Trainings erstellen, Feedback einholen und den Onboarding-Fortschritt jederzeit einsehen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start in Ihrer Organisation ermöglichen können? Unser Guide für erfolgreiches Onboarding verrät Ihnen die drei wichtigsten Säulen und fünf Erfolgsfaktoren, die Ihnen dabei helfen, einen erfolgreichen Onboarding-Prozess aufzusetzen.