Neue Mitarbeitende möchten sich im Unternehmen willkommen und gut aufgehoben fühlen. Viele Unternehmen setzen deshalb auf ein dynamisches Onboarding-Programm, um die Neuankömmlinge von Anfang an in das Team zu integrieren. Dennoch können die ersten Tage und Wochen überwältigend sein, so lernt man viele neue Informationen, Prozesse und Kollegen in kürzester Zeit kennen. Wäre es da nicht gut, einen festen Ansprechpartner als Wegweiser an seiner Seite zu haben? Genau diese Aufgabe erfüllt ein Onboarding-Buddy! Dabei handelt es sich um einen erfahrenen Mitarbeitenden, der als Mentor fungiert und Neulinge dabei unterstützt, schneller im Unternehmen Fuß zu fassen. In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Vorteile eines Onboarding-Buddies für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender.
Was ist ein Onboarding-Buddy?
Ein Onboarding-Buddy ist ein erfahrener Mitarbeitender, der neu eingestellte Mitarbeitende während des gesamten Onboardings begleitet. Ein Onboarding-Buddy bietet praktische Hilfe, beantwortet Fragen und führt den Neuankömmling in die Unternehmenskultur und -prozesse ein. Aufgrund ihrer Erfahrung und ihres Wissens über das Unternehmen sind diese Mitarbeitenden in der idealen Position, um als Brücke zwischen den Neuankömmlingen und Ihrem Unternehmen zu fungieren.
Was macht einen guten Onboarding-Buddy aus?
Ein guter Onboarding-Buddy verfügt über eine Kombination aus persönlichen Eigenschaften und beruflichen Fähigkeiten, die ihn oder sie ideal für diese Rolle ausstatten. Von entscheidender Bedeutung ist die Erreichbarkeit, schließlich können Sie nur jemanden zum Buddy ernennen, der gut ansprechbar ist. Geduld und Einfühlungsvermögen sind ebenfalls wichtig, da Neuankömmlinge Zeit brauchen, um sich einzugewöhnen und möglicherweise viele Fragen haben. Zudem sind auch starke Kommunikationsfähigkeiten gefragt, um Informationen klar und effektiv zu vermitteln. Ein Onboarding-Buddy sollte auch über grundlegende Kenntnisse des Unternehmens verfügen, um genaue Ratschläge und Anleitungen geben zu können. Schließlich ist auch die Fähigkeit, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen, von entscheidender Bedeutung, damit sowohl der Neuling als auch der erfahrene Mitarbeitende durch diese gemeinsame Erfahrung wachsen können.
Sie brauchen also Onboarding-Buddies, die:
- viel Erfahrung mit Ihrem Unternehmen haben und die Unternehmenskultur und -werte gut vermitteln können
- Erfahrung im gleichen Team oder in der gleichen Rolle, wie der Neuankömmling haben
- ansprechbar sind und über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen
- geduldig und einfühlsam sind
- effektiv und konstruktiv Feedback geben und annehmen können
7 wichtige Vorteile von einem Onboarding-Buddy
Ein Onboarding-Programm besteht in der Regel aus mehreren Phasen, die sich auf unterschiedliche Elemente konzentrieren. Von administrativen Angelegenheiten während des Pre-Boardings und der Orientierung am Arbeitsplatz, bis hin zur Schulung der erforderlichen Unternehmenskenntnisse und -fähigkeiten in den ersten Wochen und Monaten; alles, was einen guten Start, ein hohes Mitarbeiterengagement und eine langfristige Arbeitsbeziehung gewährleistet, ist dabei. Aber Ihr Onboarding-Programm ist erst dann wirklich vollständig, wenn Sie Ihrem Neuankömmling auch einen erfahrenen Kollegen zur Seite stellen. Im Folgenden lernen Sie die vielseitigen Vorteile dieser Partnerschaft kennen:
- Schnellere Integration
Mit einem Onboarding-Buddy fühlen sich die Neuankömmlinge schneller als Teil des Teams. Dies erleichtert den Übergang in ein neues Arbeitsumfeld. - Höhere Produktivität
Dank der direkten Unterstützung und Anleitung können sich Neuankömmlinge schneller an ihre Aufgaben machen. Dies kommt der Gesamtproduktivität zugute. - Höhere Arbeitszufriedenheit
Persönliche Aufmerksamkeit und Unterstützung verbessern das Engagement und die Zufriedenheit der Neuankömmlinge. So sorgt ein Buddy vom ersten Tag an für eine positive Arbeitserfahrung. - Weniger Fluktuation
Ein gutes Onboarding verringert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen frühzeitig verlassen. Ein Buddy verhindert, dass Ihr neuer Mitarbeitender in der Anfangsphase des Onboarding-Prozesses ungewollt stecken bleibt. - Stärkere Unternehmenskultur
Ein Buddy-System fördert eine Kultur des Mentorings und der Zusammenarbeit. Dies ist nicht nur während des Onboardings wichtig, sondern auch danach, um starke zwischenmenschliche Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. - Besseres Verständnis von Rollen und Erwartungen
Neuankömmlinge erhalten ein klares Verständnis über Aufgaben und Erwartungen, wodurch sie in ihrer neuen Position effektiver arbeiten können. - Feedback-Schleife
Sowohl das Unternehmen als auch die neuen Mitarbeitenden profitieren vom kontinuierlichen Feedback durch das Buddy-Programm. Dies hilft bei der Anpassung und Verbesserung von Onboarding-Prozessen und persönlichen Entwicklungsinitiativen.
Wie gestaltet man das Onboarding mit einem Buddy?
Ein gut strukturiertes Onboarding-Buddy-Programm ist für den Erfolg sowohl der neuen Mitarbeitenden als auch ihrer Vorgesetzten von wesentlicher Bedeutung. Dieses Programm beginnt in der Regel mit dem ersten Arbeitstag und kann sich über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten erstrecken, je nach der Komplexität der Aufgabe und den Bedürfnissen des neuen Mitarbeitenden.
Zu den wichtigsten Bestandteilen des Onboarding mit einem Buddy gehören:
- Regelmäßige Check-ins
In diesen Gesprächen besprechen der Buddy und der neue Mitarbeitende die Fortschritte und gehen auf mögliche Probleme ein. - Einführungs-Workshops
Hierbei handelt es sich um spezielle Workshops, in denen der Neuankömmling von seinem Buddy etwas über die Mission, die Vision und die Werte des Unternehmens sowie über die wichtigsten Geschäftsprozesse erfährt. - Ein strukturierter Zeitplan
Ein klarer Zeitplan, der Aktivitäten und Meilensteine für die ersten Tage, Wochen und Monate bestimmt, hilft dabei, Anforderungen und Einarbeitungszeit festzulegen. - Bereitstellung des Zugangs zu Tools und Systemen
Der Buddy stellt sicher, dass die neuen Kolleg:innen einen Zugang zu allen notwendigen Informationsressourcen haben, wie z. B. (digitale) Kommunikationsmittel, Online-Systeme und Schulungsmaterialien. - Gemeinsame Zielsetzung
Ein Prozess, bei dem der Buddy und der Neuankömmling gemeinsam Ziele für die Einarbeitungszeit festlegen. Dies trägt zu einem persönlichen Erfolgserlebnis und Engagement bei. - Networking-Veranstaltungen
Gemeinsame Teilnahme an unternehmensweiten sozialen und beruflichen Veranstaltungen, um das Networking zu fördern. - Regelmäßige Feedback-Gespräche
Zusätzlich zu den Check-ins sind regelmäßige Feedback-Gespräche wertvoll, in denen sowohl der Buddy als auch der Neuling konstruktives Feedback geben und erhalten können. - Eskalationsverfahren
Klare Vorgehensweise für die Klärung von Bedenken oder möglichen Problemen, um sicherzustellen, dass sie zeitnah angegangen werden. - Erfolge gemeinsam feiern
Machen Sie es sich zur Aufgabe, die Erfolge und Meilensteine des neuen Mitarbeitenden anzuerkennen und zu würdigen, um die Motivation und Moral zu steigern.
Für eine optimale Teilnahme an einem Buddy-Programm ist es wichtig, dass die Buddies sorgfältig nach ihren Fachkenntnissen, sozialen Fähigkeiten und ihrer Bereitschaft, anderen zu helfen, ausgewählt werden. Darüber hinaus sollten die Buddies eine Schulung erhalten, die sie auf ihre Rolle vorbereitet und ihnen zeigt, wie sie effektive Unterstützung leisten und Feedback sammeln und weitergeben können.
Checkliste für Onboarding-Buddies
Sind Sie zum Buddy ernannt worden oder haben Sie jemanden damit betraut? Dann können Sie die folgende Checkliste verwenden, um sicherzustellen, dass sich Ihre Neuankömmlinge willkommen fühlen und schnell selbstständig arbeiten:
Vorbereitung auf den ersten Tag
- Einrichtung des Arbeitsplatzes
- Technischer Zugang: Zugang zu Software, E-Mail-Konten und Intranet.
- Willkommens-Paket: Erstellen Sie z.B. einen Zeitplan für die erste Woche, eine Liste der Team-Kontakte und legen Sie auch ein unternehmensbezogenes Willkommensgeschenk bei.
- Persönliche Einführung: Seien Sie anwesend, um den Neuankömmling persönlich zu begrüßen und das Willkommens-Paket zu überreichen.
- Rundgang: Machen Sie einen Rundgang durch das Gebäude und weisen Sie auf wichtige Orte wie die Kantine und die Sitzungsräume hin.
Aktivitäten in der ersten Woche
- Einführung: Vereinbaren Sie Treffen mit den unmittelbaren Teammitgliedern und anderen relevanten Kollegen.
- Unternehmensprozess erklären: Führen Sie den Neuankömmling durch wichtige Geschäftsabläufe und Systeme.
- Informelle Einführung: Organisieren Sie ein Mittagessen oder einen Kaffee mit dem Team, um soziale Kontakte zu pflegen.
- Verfügbarkeit: Stehen Sie die ganze Woche über für Fragen und Unterstützung zur Verfügung.
Evaluierung des ersten Monats
- Evaluierungsgespräch planen: Legen Sie einen Termin fest, um die Fortschritte gemeinsam zu besprechen.
- Feedback sammeln: Befragen Sie den Neuankömmling jede Woche zu seinen Erfahrungen, Problemen und Bedenken.
- Ziele festlegen: Helfen Sie Ihrem neuen Kollegen, realistische Ziele für die kommenden Monate zu setzen.
- Anpassungen vorschlagen: Schlagen Sie auf der Grundlage der Rückmeldungen, die Sie erhalten, Anpassungen des Onboarding-Programms vor.
Kontinuierliche Unterstützung
- Regelmäßige Check-ins: Bieten Sie weiterhin regelmäßige Check-ins an, um die Fortschritte zu überwachen und Unterstützung zu bieten.
- Fortlaufendes Mentoring: Stehen Sie auch nach dem ersten Monat weiterhin als Mentor für berufliche Entwicklung und Beratung zur Verfügung.
- Erreichbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Sie auch nach der formellen Einarbeitungszeit für Fragen und Unterstützung erreichbar bleiben.
- Networking: Führen Sie den neuen Mitarbeitenden in weitere Netzwerke innerhalb der Organisation ein.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie das Onboarding-Programm für Ihre neuen Mitarbeitenden am besten organisieren können? Dann laden Sie den "Leitfaden für ein erfolgreiches Onboarding" herunter.
