Jeder, der schon einmal ein Seminar geplant und durchgeführt hat, weiß: Der Aufwand dafür, eine eigene Veranstaltung auf die Beine zu stellen ist enorm. Schließlich gibt es viel zu beachten, insbesondere dann, wenn das Seminar oder das Event in Präsenz stattfindet. Lange Exceltabellen und dicke Ordner mit Memos, Rechnungen und Belegen sind da keine Seltenheit. Doch Seminarverwaltung geht tatsächlich auch einfacher – und zwar mit einem digitalen Hilfsmittel, durch das man stets den Überblick über alle Aufgaben behält.
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch Vereine und Institute können von einer digitalen Lösung ihrer Seminarplanung stark profitieren. Denn dort, wo Seminare nicht zum Alltag gehören, ist der Aufwand für eine Veranstaltung groß. Nachdem das Eventziel und die Art des Events festgelegt sind, geht es nämlich erst richtig los. Zunächst müssen Zeitpunkt und ein eventueller Ersatztermin festgelegt werden. Soll es ein Motto geben? Wie lange soll die Veranstaltung gehen? Sollen Vorträge einander ablösen oder auch etwas Interaktives stattfinden? Und wer wird die Veranstaltung überhaupt leiten? Müssen für ein solches Event Veranstaltungsgenehmigungen eingeholt werden?
Wenn das Event in Präsenz stattfinden soll, muss ein Raum gefunden, ein Buchungssystem eingerichtet und unter Umständen ein Catering organisiert werden. Die Veranstaltung muss beworben, Dozenten und/oder Speaker müssen angefragt, Gagen verhandelt und Verträge erstellt werden. Zugleich sollte auch die Kommunikation mit Kunden, Sponsoren, Interessenten stattfinden. Die Räumlichkeiten sollten passend dekoriert werden, die Technik muss zur Location transportiert und aufgebaut werden. Bis das Event anläuft, gibt es viel zu tun. Und dann hat die Nachbereitung des Events – Reisekostenabrechnung, Einladung zum Newsletter, Abrechnung mit der Location, Teilnehmerlisten erfassen – noch gar nicht angefangen. Sowohl administrativ als auch organisatorisch stellen diese und alle weiteren Aufgaben kleine und mittelständische Unternehmen vor Herausforderungen. Oftmals verzetteln sich Teams, die im Unternehmen sonst andere Aufgaben übernehmen, und verlieren den Überblick. Das führt aber nicht nur dazu, dass das Event möglicherweise nicht so durchgeführt wird, wie es gewünscht war, sondern auch zu Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung. Zusätzlich ist es schlechte Publicity für das Unternehmen. Das jedoch kann man vermeiden, indem man sich von einer passenden Software helfen lässt.
Oft hört man Versprechen wie “Mit diesem Tool wird alles einfacher” oder “Wenn Sie diese Software haben, haben Sie keine Sorgen mehr”. Diese Sätze wirken zwar abgedroschen, aber wenn es um Seminarverwaltung geht, stimmen sie tatsächlich. Eine Seminarverwaltungssoftware bündelt alle Aufgaben und Themen, die rund um die Eventplanung anfallen. In einer Software können dann sowohl das Teilnehmermanagement als auch Rechnungserstellung erledigt werden, du weißt jederzeit, welche Aufgaben als Nächstes erledigt werden müssen, welche Prioritäten es gibt und wo im Zeitplan du dich gerade befinden.
Mit einer ausgefeilten Software lassen sich Zimmerbelegungspläne, Essenswünsche und Anreisezeiten innerhalb kurzer Zeit überblicken, sodass jeder Teilnehmende die passende Mahlzeit mit Rücksicht auf Wünsche oder Allergien erhält, Teilnehmer:innen rechtzeitig einen Transfer vom Bahnhof bekommen und auch die Zimmer nicht überbucht werden.
Solltest du Seminare auch online anbieten wollen, kannst du das innerhalb der Software tun. Sie ermöglicht es dir die Veranstaltung zu erstellen, Teilnehmer:innen einzuladen und deinen Workshop online durchzuführen.
Die Vorteile einer digitalen Seminarverwaltung liegen auf der Hand: Unternehmen entlasten die Mitarbeiter:innen, die neben ihrem Tagesgeschäft auch noch eine Veranstaltung planen. Schließlich spart man mit einem zentralen Tool einiges an Zeit, die Kommunikationswege sind kürzer und man behält immer den Überblick. Eine gute Software ist außerdem intuitiv bedienbar, sodass Mitarbeiter:innen keine umfassenden Schulungen benötigen, sondern direkt loslegen können.
Ein großes Plus ist, dass durch eine Software auch die Fehleranfälligkeit sinkt, da sich manche Prozesse und Aufgaben planen oder sogar automatisieren lassen. Die Einladung, sich zum Newsletter des Unternehmens anzumelden, kann weit im Voraus formuliert und geplant werden, sodass die E-Mail nach dem Event automatisch an die Teilnehmer:innen geht. Ein Reminder, dass das Event bald ansteht, kann ebenfalls automatisiert an die Teilnehmer gesendet werden. Damit gibt es schon ein paar Aufgaben weniger, die direkt vor oder nach dem Event anfallen.
Und natürlich spart eine digitale Software für Seminarverwaltung einiges an Ressourcen, da weniger Papier und Toner benötigt werden. Dicke Ordner, Post-its und Co. gehören damit der Vergangenheit an.
Damit es sich lohnt, ein Tool für Seminarverwaltung zu erwerben, solltest du vorher mehrere Softwares vergleichen und kontrollieren, ob alle wichtigen Funktionen vorhanden sind. Schließlich soll die Software nicht eine zusätzliche Herausforderung werden, sondern den Prozess verschlanken und unterstützen.
Ganz grundsätzlich sollte ein Tool für Seminarverwaltung sowohl Online- als auch Offline-Events verwalten, über ein Ticketsystem für die Zuweisung von Aufgaben verfügen und geplante und automatisierte Mails versenden können. Wichtig ist es für Events in Präsenz, dass eine Software Buchungen – zum Beispiel für Locations - verarbeiten kann, damit du immer den Überblick behältst, welche Beträge schon geflossen sind und welche noch ausstehen. Ebenfalls relevant für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team ist, dass ein Tool web- bzw. cloudbasiert funktioniert, damit mehrere Mitarbeiter zeitgleich darauf zugreifen können. Die Funktionen, Dokumente automatisch erfassen und archivieren zu können, Zahlungsziele für Rechnungen abzuspeichern und an offene Rechnungen zu erinnern, sind ebenfalls wichtige Hilfsmittel auf dem Weg zum perfekten Event.
Auch die Nachbereitung, bei der einiges an Abrechnungen anfällt, wird so kein Problem sein, da alle Beträge, Teilnehmer:innen und Kosten in der Software übersichtlich dargestellt werden. So wird keine Abrechnung versehentlich doppelt getätigt, aber auch niemand vergessen.
Ein rundes Event auf die Beine zu stellen, ist eine Herausforderung - aber es lohnt sich. Außerdem vereinfacht eine Software sowohl den Planungs- als auch den Nachbereitungsprozess. Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf eine cloudbasierte Software zugreifen und so parallel und ohne große Absprachen ihre Aufgaben erledigen. Manche Aufgaben lassen sich aber auch automatisieren, sodass die Mitarbeiter:innen ihre frei gewordenen Kapazitäten sinnvoller nutzen können. Eine gute Software ist zudem intuitiv bedienbar, kann sowohl Offline- als auch Online-Events verwalten und vereinigt Buchhaltung, Marketing und alle organisatorischen Aufgaben, sodass alles an einem Platz ist. Vor einem Kauf solltest du jedoch genau hinschauen, ob die ausgewählte Software Ihren Bedürfnissen entspricht.