Erstunterweisung - für die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter

Die Erstunterweisung ist für viele neue Mitarbeiter:innen ein wichtiger Termin, um allgemeine Informationen über den Alltag im Unternehmen, aber auch spezifische Hinweise zur Arbeitssicherheit zu erhalten. Doch was gehört alles zur Erstunterweisung, warum ist sie für Unternehmen so wichtig und welche Rolle spielt der Gesetzgeber dabei?
Hierzu haben wir die wichtigsten Informationen für dich gebündelt.

Was versteht man unter einer Erstunterweisung?

Unter der Ersteinweisung versteht man das Vermitteln von Verhaltensanweisungen für Mitarbeiter:innen, bevor sie ihre Tätigkeit in einem neuen Unternehmen aufnehmen. Die Erstunterweisung klärt über die Risiken am Arbeitsplatz auf, sorgt für ein höheres Gesundheitsbewusstsein und soll die Sicherheit der Mitarbeiter:innen garantieren. Außerdem werden Mitarbeiter:innen darüber informiert, wie sie sich in einem Gefahrenfall zu verhalten haben und welche betrieblichen Vorgaben in welchem Notfall greifen.

Die Erstanweisung darf – und sollte – regelmäßig angepasst und auf den neuesten Stand gebracht werden. Gerade Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation sollten immer aktuelle Unterlagen zur Erstunterweisung vorliegen haben und ihre Mitarbeiter:innen präzise briefen.

Das sind die Themen für eine Erstunterweisung:

• Allgemeine Informationen zum Unternehmen: Wie sehen die Räumlichkeiten aus und welche Flucht- und Rettungswege aus dem Gebäude gibt es? Auch sollte auf die Verhaltensregeln im Brandfall hingewiesen werden, dass Aufzüge nicht benutzt werden dürfen, Ruhe bewahrt und der Brand schnellstmöglich gemeldet werden sollte. Wo finde ich Verbandskästen? Wer sind die betriebsinternen Ersthelfer? Und wie kann ich die im Notfall erreichen? Diese Fragen sollte die unterweisende Person unbedingt klären.
• Arbeitsspezifische Anforderungen in Bezug auf Tätigkeit und Arbeitsplatz: In diesem Teil der Erstunterweisung muss die verantwortliche Person auf die persönliche Schutzausrüstung (PSA) aufmerksam machen. Unter PSA versteht man alles zum Schutz gegen Risiken, also: Schutzhelme, Schutzbrillen, Schutzschilde, Gehörschutz, Atemschutzgeräte, Sicherheitsschuhe, Schutzhandschuhe, Schutzkleidung, Auffanggurte, Rettungswesen und Hautschutzmittel. Alle zur PSA gehörigen Gegenstände müssen übrigens den Bestimmungen der europäischen PSA-Verordnung entsprechen.
• Umgang mit bestimmten Arbeitsgeräten: Darunter fällt der Umgang mit Arbeitsmitteln des Betriebs sowie eigenen Endgeräten oder sonstigen Arbeitsmaterialien, die Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz sowie die Handhabung und sachgerechte Bedienung und Wartung von Arbeitsgeräten der Firma. Der neuen Mitarbeiter:innen sollten hier – wenn es die Position erfordert – eine Einweisung zu elektrischen Anlagen und deren Steuerung erhalten, aber auch ein Exemplar der Betriebsanweisungen. Die Betriebsanweisungen fassen Arbeitsprozesse und Informationen zu Geräten und Materialien zusammen und gehören zur Pflicht. Die Anweisung kann allerdings auch auf eine andere Person übertragen werden.
• Verhalten bei Unfällen: Der neue Mitarbeitende wird in diesem Teil der Erstunterweisung mit Informationen darüber versorgt, was bei Unfällen zu tun ist. Wo muss der Unfall gemeldet werden? Welche Fragen sollten der Notrufzentrale unbedingt direkt beantworten werden? Natürlich ist bei Unfällen nach Möglichkeit Erste Hilfe zu leisten, der Unfallort abzusichern und auf Anweisungen zu hören. Außerdem können Mitarbeiter:innen helfen, indem sie dem Rettungsdienst den Weg zeigen und Gaffer abhalten.
• Umgang mit Gefahrstoffen: Die Vermittlung von Verhaltensweisen im Umgang mit Gefahrstoffen ist immens wichtig. Schließlich können gerade Chemikalien schwere Verletzungen verursachen. Deswegen ist es unentbehrlich, im Rahmen der Erstunterweisung über die sachgemäße Verwendung und Lagerung von den im Unternehmen genutzten Stoffen aufzuklären.

Sowohl für die unterweisende als auch für die unterwiesene Person sind das ganz schön viele Inhalte. Deswegen haben wir von Studytube einen Leitfaden für dich zusammengestellt, wie eine geordnete Erstunterweisung ablaufen kann:

1. Allgemeine Informationen über den Betrieb: Rundgang durch die Räumlichkeiten, Vorstellung der neuen Kollegen
2. Bedeutung des Arbeitsschutzes im Unternehmen: Welche Maßnahmen zum Arbeitsschutz werden im Unternehmen ergriffen? Hier gehört es dazu, Gebote und Verbote zu erläutern und Personen in relevanten Funktionen vorzustellen - zum Beispiel den Betriebsarzt oder die für Arbeitsschutz verantwortlichen Personen.
3. Erwartung an Mitarbeiter:innen kommunizieren: Welche Verantwortlichkeiten bestehen für jeden Mitarbeitenden? Das sind in den meisten Unternehmen die Meldepflicht von Unfällen und Gefahren sowie umsichtiges Verhalten.
4. Erstunterweisung am Arbeitsplatz: Hierzu zählen allgemeine betriebliche Bedingungen - Erklärungen zu Arbeitszeiten, Schichten und Pausen, Krankmeldungen, Urlaubstagen und arbeitsplatzbezogene Richtlinien.
5. Gesonderte Ein- und Unterweisungen: Halte fest, welche Themen gesondert noch einmal besprochen werden müssen und lege dazu direkt Termine fest.
6. Fragen: Natürlich sollte auch der neue Mitarbeitende Gelegenheit bekommen, um Fragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen. Diese sollten dokumentiert und natürlich beantwortet werden.

Mache dir zur Sicherstellung der Qualität zu jedem angesprochenen Punkt eine Notiz, schreib die Uhrzeit auf und halte den Namen der verantwortlichen Person fest.

Ist die Erstunterweisung verpflichtend?

Tatsächlich ist die Erstunterweisung keine freiwillige Sache, sondern gesetzlich verpflichtend. Im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Paragraph 12 ist festgehalten, dass die Erstunterweisung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen oder bei der Aufnahme einer neuartigen Tätigkeit zwingend erforderlich ist.

Dazu gehört auch, dass die Erstunterweisung dokumentiert wird. Folgende Aspekte müssen in der Dokumentation aufgeführt werden:

• Datum
• Inhalte, die angesprochen und vermittelt wurden
• Name der unterweisenden Person
• Name und Unterschrift der unterwiesenen Person

Warum ist die Erstunterweisung so wichtig?

Die Ersteinweisung wird zwar vom Gesetzgeber vorgeschrieben, aber sie bringt auch für Unternehmen einige Vorteile. Durch die Erstunterweisung sollen Unfälle vermieden, Ausfälle verhindert und natürlich auch Kosten gespart werden. Ausfälle von Mitarbeitenden erschweren nämlich die internen Prozesse und schmälern die Produktivität. Gerade neue Mitarbeiter:innen kennen noch nicht alle Stolperfallen, Abläufe oder technischen Raffinessen im Betrieb und laufen daher schneller Gefahr, einen Arbeitsunfall zu erleiden. Besonders intensive Betreuung brauchen Praktikanten und Azubis, die nicht nur die unternehmensspezifischen Abläufe nicht kennen, sondern meist auch im auszuübenden Beruf neu und daher unerfahren sind.

Wer führt die Erstunterweisung durch?

Eine Erstunterweisung fällt grundsätzlich in den Zuständigkeitsbereich des Arbeitgebers. Je nach Unternehmensgröße und fachlicher Spezifizierung des Arbeitgebers ist es jedoch sinnvoll, diese Aufgabe an geschultes Personal zu übergeben. Denn nicht immer kennt der Arbeitgeber selbst alle arbeitsspezifischen Anforderungen und Risiken. In großen Unternehmen sollte daher pro Team eine für den Arbeitsschutz verantwortliche Person eingesetzt werden.

Einfacher gestaltet sich eine digitale Durchführung von Erstunterweisungen. Bisher führen die meisten Unternehmen Erstunterweisungen als Präsenzunterricht durch und machen nur bei Mitarbeitenden im Home-Office eine Ausnahme. Dabei hat es einige Vorteile, Erstunterweisungen digital durchzuführen. Die aufwändige Vorbereitung wird nur einmal benötigt, danach ist das Material jederzeit abrufbar und muss nur aktualisiert, nicht aber neu aufgesetzt werden. Mitarbeiter:innen können die Schulung flexibel wahrnehmen und jederzeit auf die Plattform mit den Inhalten zugreifen, wenn sie etwas wissen wollen. Ganz wichtig ist der Kostenfaktor: bei einer digitalen Erstunterweisung fällt das Referentenhonorar weg bzw. die verantwortliche Person kann sich anderen Aufgaben widmen. Die Unterweisungstermine können übrigens direkt in der Software kontrolliert werden und so wird auch nie wieder eine Unterweisungsfrist verpasst. Unternehmen sparen so also Zeit und Geld, während sie ihre Mitarbeiter:innen trotzdem angemessen auf ihre Tätigkeit am neuen Arbeitsplatz vorbereiten.

Zudem bietet eine Software wie die Studytube Lernplattform spannende Gestaltungsmöglichkeiten, um die Inhalte ansprechend und einprägsam zu vermitteln. Eine Verständniskontrolle per Test stellt sicher, dass die Inhalte auch wirklich aufmerksam aufgenommen wurden.

Natürlich kann nicht jede Erstunterweisung vollständig digital erfolgen. Beim Umgang mit Gefahrstoffen beispielsweise muss ein praktischer Teil vor Ort enthalten sein. Dennoch lässt sich auch der mit digitalen Inhalten kombinieren. So werden die für den Arbeitsschutz verantwortlichen Personen weiter entlastet.

Fazit

Die Erstunterweisung zeigt Mitarbeitenden, wie sie sich am Arbeitsplatz zu verhalten haben, damit ihre Sicherheit garantiert ist. Auch Verhaltensweisen für Extremsituationen, Meldepflichten und arbeitsplatzspezifische Anweisungen gehören zu einer Erstunterweisung. Gemäß Paragraf 12 des Arbeitsschutzgesetzes ist eine Erstunterweisung verpflichtend - ebenso wie das Aufsetzen von Betriebsanweisungen. Hat der neue Mitarbeitende die Erstunterweisung durchlaufen, bestätigt er mit seiner Unterschrift, dass er alles verstanden hat. Alternativ kann eine solche Erstunterweisung auch digital durchgeführt und das erworbene Wissen im Anschluss in einem Test abgefragt werden. Damit spart das Unternehmen Zeit und Ressourcen.